あの情報、どのサービスにある？SaaS乱立で起きるデータ分散リスクと、中小企業の対策

SaaSを導入するたびに、社内情報の「住所」が増えていきます。典型的な例を見てみましょう。

• チャットツール：日常のやり取り、報告、添付ファイルがここに蓄積
• クラウドストレージ：提案書、契約書、マニュアルなどのドキュメント類
• プロジェクト管理ツール：タスクの詳細、議事録、進捗メモ
• 会計・経費精算ツール：請求書、領収書、経費データ
• CRM・顧客管理ツール：顧客情報、商談履歴、契約内容

これらはそれぞれ別のサービスで、別のアカウントで、別のサーバーに保管されています。社員一人ひとりが複数のサービスにまたがってログインし、情報を更新していく。この状態を放置するほど、「どこに何があるか、誰もわからない」という組織のリスクが積み上がっていきます。

① 退職者・異動者のアクセス権を「消し忘れる」

社員が退職・異動した際、利用しているサービスごとにアカウントを無効化する必要があります。しかし、ツールが5つ、10つと増えると、どれかの停止を漏らしてしまうリスクがあります。その「消し忘れ」の穴から、退職した元社員が顧客情報や社内資料にアクセスできてしまうケースは、実際に報告されています。

② 情報漏洩が起きても、どこから流出したか追えない

万が一、顧客情報の漏洩が発覚したとき、原因の特定に何日もかかるケースがあります。データが複数のサービスに散らばっていると、「どのツールから、誰が、何を持ち出したか」をトレースするのが非常に困難になります。被害の把握が遅れるほど、顧客への報告やリカバリーも遅れます。

③ 各サービスのセキュリティ水準がバラバラ

SaaSごとに、二段階認証の有無、ログの取得方法、パスワードポリシーが異なります。しっかりしたサービスもあれば、セキュリティ設定が手薄なサービスも混在します。その「一番弱いリンク」が、全体のセキュリティレベルを決めてしまいます。

社内情報を一つのサーバーに集約すると、セキュリティ管理の対象が絞られます。

• データの所在が「一台のサーバー」に絞られる：どこにどんなデータがあるかが明確になり、退職者対応や漏洩調査の際に確認すべき場所が格段に減ります
• アクセスログが一元管理できる：誰が、いつ、どのファイルを見たかを一つの画面で把握できます
• セキュリティポリシーを統一できる：パスワード強度、二段階認証、ファイルの共有権限を全員・全機能に一括適用できます

※情報漏洩の原因として「内部の操作ミスや不正」が大きな割合を占めることは、各種セキュリティ調査で指摘されています。アクセス権限の一元管理は、そうした内部リスクの抑制にも有効です。

Orcinusは、チャット・ファイル共有・カレンダー・プロジェクト管理などの機能を一台のサーバーで提供するオールインワン型のオフィスサーバーです。すべての機能が同じ基盤の上で動いているため、データの管理ポイントが一つになります。

• 【データの在り処が一台に集約される】 外部SaaSが乱立した環境と異なり、すべてのデータがOrcinusサーバー一台に存在します。退職者対応や漏洩調査の際に「どこを確認すればいいか」が明確になり、対応漏れのリスクが減ります。
• 【データが社内に留まる】 外部のクラウドサーバーではなく、自社のオフィス内にデータが存在します。サービス規約の変更やサービス終了によって、ある日突然データへのアクセスができなくなるリスクがありません。
• 【セキュリティポリシーを統一して設定】 アクセス権限・ログ管理・共有設定を、全機能に対して統一したルールで運用できます。