メールで届く請求書、どこに保存しますか？——電子帳簿保存法の保存要件と、中小企業が見直したいファイル管理の仕組み

「電子帳簿保存法の対応が必要だとは知っているけれど、何から始めればいいのか」——そう感じている経営者や総務担当者は多いのではないでしょうか。

社内に情報システム担当者がいない会社では、受け取った請求書のPDFをメール添付のまま放置したり、担当者個人のクラウドドライブにバラバラと保存したりしているケースも多いのではないでしょうか。しかし2024年1月1日から、電子的に授受した取引書類はデータのまま保存することが義務化されています。この記事では、電帳法が求める「電子データの正しい保存」と、中小企業が現実的に整えられるファイル管理の仕組みを解説します。

電子帳簿保存法で「電子取引」の保存ルールが変わった

電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿書類をデジタルで管理するためのルールを定めた法律です。2024年1月以降は、メールで受け取った請求書PDF、ウェブサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービスを通じてやり取りした契約書などが「電子取引」として対象になります。これらを「プリントアウトして紙で保管」するだけでは、法令上の保存要件を満たせません。

保存に求められる2つの要件

• 改ざん防止措置（真実性の確保）：タイムスタンプの付与、または「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」の制定と遵守のいずれかが必要です。事務処理規程の制定はコストがかからず、国税庁のサイトにひな形も公開されているため、最も取り組みやすい方法とされています
• 可視性の確保：モニターや操作説明書等を備え付け、データの内容をいつでも画面で確認できる状態にすることが求められます。あわせて、日付・金額・取引先での検索が可能な状態にすることも必要です。ただし、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務調査時にデータのダウンロード対応ができる体制があれば、検索要件は免除されます

法律の詳細は専門家への確認が必要ですが、「適切な場所に、管理された状態で保存する」という方向性を整えることが、まず重要です。

「クラウドに入れてあるから大丈夫」を一度見直してみる

Google DriveやOneDriveなどのクラウドストレージを使っている会社も多いと思います。便利なツールですが、電帳法への対応という観点から確認しておきたい点があります。

• アクセス制御の問題：共有リンクの設定を誤ると、社外の誰でもファイルを閲覧できる状態になりえます。「全社共有」にしてあるフォルダが、意図せず社外に公開されているケースも実際に起きています
• 削除・消失のリスク：誤削除や同期エラーによるデータ消失はゼロではなく、サービスが停止・終了した際に税務調査でデータを提示できないリスクもあります
• アカウント停止のリスク：クラウドサービスのアカウントが規約違反などを理由に突然停止されると、保存していたファイルに一切アクセスできなくなります。税務調査のタイミングで書類が取り出せない、という事態も起こりえます。自分では問題のない使い方をしていても、誤検知で停止されるケースがあることも念頭に置いておく必要があります
• 管理が属人化する：担当者ごとに保存場所が異なり、退職後に「どこにあるかわからない」という事態も起きがちです

クラウドストレージを全面否定するわけではありませんが、「なんとなく入れてある」状態では、いざというときに困る可能性があります。

クラウドのデータが消えても補償されない——主要サービスの免責条項と対策についてはこちら

情シス不在でも整えられるファイル管理の基本

難しいシステムを入れなくても、まず以下の2点を決めるだけで、ファイル管理の状態はかなり改善します。

① ファイル名のルールを決める

「日付_金額_取引先_内容.pdf」という形式でファイル名を統一するだけで、日付や金額での並び替え・検索が格段にしやすくなります。

例：20260601_110000_Aサービス株式会社_請求書.pdf

② 保存場所を1か所に集約する

複数のクラウドや個人PCに散らばっているファイルを、1か所の「決まった場所」に統一します。その場所に適切なアクセス制限がかかっており、バックアップが自動で取得される環境であれば、改ざん防止・消失防止の観点でも安心感が増します。

社内サーバー＋会計ソフトで「電帳法対応の仕組み」を整える

オールインワンの小型サーバー「Orcinus」は、ファイル共有機能（SambaおよびWebUI）を標準搭載しています。ブラウザからフォルダ構造の整備やアクセス権の設定が可能で、IT専門知識がなくても操作できます。また、ローカルとクラウドの双方に自動バックアップが取れる仕組みが備わっているため、「保存したはずのデータが消えていた」「担当者が辞めたらどこにあるかわからなくなった」というリスクを軽減できます。

さらにOrcinusに搭載されている会計ソフト「Hieronymus」は、新電子帳簿保存法に対応した証憑管理機能を統合しています。メールで受け取った請求書や領収書などの電子データを、仕訳データと紐づけながら管理できるため、会計処理と証憑をセットで管理できる点がOrcinusの強みです。

チャット・会計・ファイル共有がひとつの機器にまとまっており、電帳法対応のためだけにクラウドサービスを別途契約する手間がなくなります。詳しい料金は価格ページをご覧ください。