会社設立時に必要なITツールリスト完全版：迷ったらまずはこれ！
会社を設立し、いざ業務スタート！となった時、「あれ、ファイルのやり取りってどうするんだっけ？」「チャットツールは何を使う？」と、意外と準備不足に気づくことはありませんか？
今回は、創業期のオフィスに最低限揃えておくべきITツールをリストアップし、選び方のポイントを解説します。
1. なぜ創業期に「ITツールの選定」が重要なのか？
創業期はメンバーも少なく、「とりあえず個人のLINEで連絡」「ファイルはメール添付で」といった運用でもなんとかなってしまいがちです。
しかし、人が増えてからルールを変えるのは大変な労力がかかります。また、セキュリティや情報管理の観点からも、最初から「法人としてのIT環境」を整えておくことが、将来的な成長の土台となります。
2. 必須のITツール4選
業種を問わず、どのような会社でもほぼ間違いなく必要になるのが以下の4つです。
① ビジネスチャット
社内のコミュニケーションを円滑にするために必須です。メールだと埋もれてしまうような日常会話や、迅速な報連相に役立ちます。
- 主な選択肢: Slack, Chatwork, Teams, Mattermostなど
- 選定ポイント: 使いやすさ、過去のログが検索できるか（無料版だと制限がある場合が多いので注意！）
② ファイル共有（ストレージ）
見積書、請求書、提案資料など、社内のデータを一箇所で管理します。個人のPCに保存していると、その人が休んだ時にデータが見られない…といったトラブルが起きます。
- 主な選択肢: Google Drive, Dropbox, Box, 社内NAS（ファイルサーバー）など
- 選定ポイント: 容量あたりのコスト、アクセス権限の設定のしやすさ
③ 会計ソフト
法人の義務である決算や日々の帳簿付けを行うために必要です。税理士さんとのデータ共有のしやすさも重要です。
- 主な選択肢: freee, マネーフォワード, 弥生会計, Hieronymusなど
- 選定ポイント: 銀行口座との連携、簿記の知識がなくても使えるか
④ メール・グループウェア
独自ドメインのメールアドレスや、カレンダー（予定表）の共有機能です。
- 主な選択肢: Google Workspace, Microsoft 365など
3. 「クラウド疲れ」に注意！
これらを全てクラウドサービス（SaaS）で契約するとどうなるでしょうか？
- チャット：1人月額 800円〜
- ストレージ：1人月額 1,500円〜
- 会計ソフト：月額 3,000円〜
- メール：1人月額 700円〜
これらを積み上げると、社員1人あたり月額数千円〜1万円近い固定費が発生してしまいます。創業期の資金繰りにおいて、この「毎月出ていくお金」は意外と重荷になります。
また、入退社のたびに複数のサービスでIDを発行・削除する管理の手間も馬鹿になりません。
4. 解決策：オールインワンサーバーという選択肢
そこでおすすめしたいのが、これらの必須機能を1台にまとめた「オフィスサーバー」の導入です。
弊社が提供する 「Orcinus（オルキヌス）」 は、以下の機能を標準搭載しています。
- ビジネスチャット（Mattermost）： Slack互換で使いやすく、ログの閲覧制限もありません。
- ファイル共有（Samba）： 社内LANで高速にファイルをやり取り。大容量データも安心です。
- 会計ソフト（Hieronymus）： 買い切りで使える本格的な会計システム。
最大の特徴は、「ユーザー数無制限」で「月額費用が定額」であること。
社員が5人、10人と増えても、月額の保守費用は変わりません。「とりあえずこれ1台あれば、会社のバックオフィスは回る」という状態を、低コストで実現できます。
まとめ
創業期は「スピード」と「コスト意識」のバランスが重要です。
便利なクラウドサービスを使いこなすのも良いですが、固定費を抑えつつ、セキュリティと利便性を確保できる「自社専用サーバー」という選択肢も、ぜひ検討してみてください。