SaaS費用を低コストに抑える方法7選｜中小企業の削減ステップを解説

「とりあえず便利そう」と導入したクラウドサービス。
気づけば月末の請求額が以前の倍以上に膨れ上がっていた――そんな経験はありませんか？

SaaSは初期費用が安く、手軽に始められる反面、使うほど・人が増えるほどコストが積み上がる構造になっています。
本記事では、中小企業がSaaS費用を低コストに抑えるための具体的な方法を7つのステップで解説します。

なぜSaaSコストは気づかないうちに膨らむのか

「いつの間にかSaaS費用が高くなった」という声は、中小企業経営者からよく聞かれます。
背景には、SaaSに特有の3つの構造的な原因があります。

原因① 人数課金の積み上がり

多くのSaaSは「1ユーザーあたり月額〇〇円」という人数課金制を採用しています。
社員が3人から10人、20人と増えるにつれて費用が比例して膨らみ、気づいたときには月数万円単位のコストになっていることも珍しくありません。

原因② 幽霊アカウントの放置

退職した社員のアカウントを削除しないまま放置してしまうケースは非常に多く、「半年間気づかずに使っていないアカウントに料金を払い続けていた」という事例も実際に起きています。
人数課金型SaaSでは、使っていないアカウントでも課金が発生し続けます。

原因③ 部門ごとのバラバラ導入（シャドーIT）

IT担当者や経営者が把握しないまま、各部門が独自にSaaSを契約してしまう「シャドーIT」も費用膨張の大きな原因です。
似たような機能を持つツールが複数存在していても気づかず、重複してコストを払い続けるケースが多く見られます。

あなたの会社は大丈夫？SaaS費用が危険ゾーンに入っているサイン

以下の項目に1つでも当てはまる場合、SaaS費用の見直しが必要なサインです。

中小企業がすぐ実践できるSaaS費用の低コスト化7つの方法

① SaaSの棚卸しリストを作る

まず「今、何に・いくら払っているか」を一覧で把握することが出発点です。
経理部門のクレジットカード明細や請求書をもとに、ツール名・月額・ユーザー数・担当部門を一覧化しましょう。
この作業だけで、知らなかった契約が複数見つかることがよくあります。

② 未使用・幽霊アカウントを即削除

棚卸しリストを作ったら、次は各ツールのログイン履歴を確認します。
3ヶ月以上ログインがないアカウントは「幽霊アカウント」と見なし、即座に削除の対象にしましょう。
人数課金型SaaSでは、これだけで月数千〜数万円の削減につながることがあります。

③ 重複機能ツールを1本に統合

棚卸しをすると、「ファイル共有ができるツールが2本ある」「チャットとビデオ会議が別々になっている」といった重複が見えてきます。
機能が重なるツールは1本に絞り、残りを解約することで費用をスリム化できます。
統合後に不満が出るリスクを避けるため、現場担当者にヒアリングしてから決めるのがポイントです。

④ プランをダウングレードする

「とりあえず上位プランを契約したけど、追加機能はほとんど使っていない」というケースは多いです。
各ツールの利用状況を確認し、下位プランで十分な場合はダウングレードを検討しましょう。
「今後使うかもしれない」で上位プランを残し続けることは、コスト最適化の大きな障壁になります。

⑤ 年払い契約に切り替える

多くのSaaSは、月払いから年払いに切り替えると10〜20%程度の割引が適用されます。
継続して使うと決めたツールは年払いに変更するだけで、追加の作業なしにコストを下げられます。
ただし「使わなくなっても途中解約できない」リスクがあるため、利用実態を確認したうえで判断しましょう。

⑥ 定期的な見直しサイクルを作る

SaaS費用の見直しは、一度やって終わりではありません。
人が入退社するたびにアカウントが増減し、気づかないうちに無駄が積み重なります。
四半期に1回（3ヶ月ごと）のサイクルで棚卸しと不要アカウントの削除を行う仕組みを社内に作ることが、長期的なコスト管理の鍵です。

⑦ 定額制オールインワンへ移行する

①〜⑥の施策を実施しても「それでもまだ高い」と感じるなら、SaaS自体の契約本数を減らすという根本的な選択肢があります。
複数のSaaSを個別に契約する代わりに、必要な機能をまとめて使える定額制のオールインワン型ツールに乗り換えることで、費用構造そのものを変えることができます。

ステップ⑦を深掘り｜定額制サーバー「Orcinus」という選択肢

定額制オールインワンの具体例として、オフィスサーバー「Orcinus（オルキヌス）」をご紹介します。

Orcinusでできること

さらに、アプリストアから会社の成長に合わせてプロジェクト管理・タスク管理などの機能を後から追加することも可能です。

人数が増えても料金が変わらない

Orcinusの最大の特徴は、定額制（または買い切り）である点です。
社員が5人から10人、20人と増えても、月額コストは変わりません。
人数課金型SaaSの最大のデメリットである「成長するほど費用が増える」問題を根本から解消できます。

SaaSを複数契約するより安くなるケースとは

ファイル共有・チャット・会計をそれぞれ別のSaaSで契約している場合、Orcinusに一本化することでそれらの月額をまとめて削減できます。
また、サポートサブスクリプションが付属しているため、情シス担当者がいない中小企業でも専門スタッフに運用を相談しながら使えます。
「置いて繋ぐだけ」で使い始められるシンプルさも、専門知識が不要で導入ハードルを下げるポイントです。

まとめ：SaaS低コスト化は「棚卸し→統合→定額化」の順で

SaaS費用を低コストに抑えるための7つの方法をまとめます。

①〜⑥は今すぐ取り組める施策です。まずは棚卸しから始めて、重複や無駄を見つけることが低コスト化への第一歩です。
それでも「月々の変動コストをなくしたい」「人が増えるたびに費用が跳ね上がるのを終わりにしたい」と感じるなら、⑦の定額制オールインワンへの移行を検討してみてください。