生成AIを入れても使いこなせない？社内データの「散らかり」が原因かもしれません

「ChatGPTを使い始めたけど、なんか思ったより活用できていない」——そう感じている経営者は、多いのではないでしょうか。ツール自体は試してみた。でも、業務に定着しない。成果が出ている感じがしない。

実は、その原因の多くは「AIの使い方」ではなく、「社内のデータ環境」にあります。この記事では、生成AIをうまく活かせない会社に共通するデータの問題と、その整え方を解説します。

AIは「データを食べて」動く道具

生成AIは、与えられた情報をもとに文章を生成したり、質問に答えたりします。つまり、「与える情報の質」がそのまま「出力の質」に直結します。

社内の業務でAIを活用するには、社内固有の情報——過去の提案書、顧客対応の記録、社内規程、業務マニュアル——をAIに渡す必要があります。ところが、こうした情報が社内のあちこちに散らばっていると、そもそも「何をAIに渡せばいいか」がわからない状態になります。

「データが散らかっている」会社の典型的な状態

以下のうち、いくつ当てはまるか確認してみてください。

• ファイルが個人のPCやメールの中に眠っていて、共有されていない
• チャットツール・メール・クラウドストレージに情報が分散していて、どこに何があるか分からない
• 過去の提案書や議事録を探すのに時間がかかる
• 「あの件、どこに書いてあったっけ？」という会話が日常的に起きる
• 退職した人が持っていた情報が失われた経験がある

3つ以上当てはまる場合、社内データが「散らかった状態」にあります。この状態でAIツールを導入しても、AIに渡せる情報が少ないため、汎用的な回答しか得られません。「AIって思ったより大したことないな」という感想は、多くの場合この状態から生まれています。

なぜ中小企業ほどデータが散らかりやすいのか

情シスがいる大企業では、ファイルサーバーの設計やデータ管理ルールを専任担当者が整備します。一方、IT担当者がいない中小企業では、こうした仕組みが後回しになりがちです。

さらに、複数のSaaSを個別に契約していると、情報が各サービスの中に閉じてしまいます。チャットの会話はチャットの中、ファイルはストレージの中、メールはメールの中——それぞれが「サイロ」になってしまい、横断して検索することができません。SaaS乱立によるデータ分散リスクはセキュリティ問題だけでなく、AI活用の障壁にもなっています。

AI活用の前に整えるべき3つのこと

① ファイルの「置き場所」を1か所に決める

まず、社内のファイルを一元管理できる場所を決めます。個人のPC内に保存するのをやめ、社内全員がアクセスできる共有フォルダを使うルールにするだけで、情報の「見える化」が大きく進みます。

② チャットと社内文書を連携させる

日常のコミュニケーションで出てきた決定事項・ノウハウが、チャットの流れの中に埋まってしまうのを防ぐ仕組みが必要です。重要なやりとりは共有フォルダに議事録として残す、あるいはチャットのログを全員が検索できる環境にすることが有効です。

③ 「誰でも検索できる」状態を作る

過去ログが検索できないチャットツールや、フォルダ構造が複雑なストレージは、データはあっても「使えない」状態になります。AIに情報を渡すためには、まず人間が取り出せる状態であることが前提です。

中小企業のAI導入で「何から始めるか」については、中小企業のAI導入は何から始める？もあわせて参考にしてください。

「データ基盤」から始めると、AIが活きてくる

Orcinusは、チャット（Mattermost）・ファイル共有・会計・バックアップを1台のサーバーにまとめたオールインワン製品です。チャットの過去ログは無制限で検索でき、ファイルは社内全員がアクセスできる共有環境に保管されます。

つまり、Orcinusを導入するだけで「ファイルの置き場所」と「検索できるチャット」が同時に整います。散らかっていた社内データが自然と一か所に集まる仕組みができるため、AI活用の土台として機能します。

月額¥11,000（人数無制限）の定額で、社内のデータ環境を整えながらAI活用に備えられます。SaaSを個別に揃えるより管理が少なく、IT担当者がいない会社でも導入・運用しやすい設計です。詳しくはAIを業務に使いたいなら、まず社内ツールを整理するも参考にしてください。