会社を始めたら社長がIT担当に——創業期の負担を最小化する考え方

会社を登記した翌日から、社内のIT環境を整えるのは誰の仕事でしょうか。専任の担当者がいなければ、経営者自身の仕事になります。チャットツールの選定も、ファイルの保存場所も、パスワードの管理も——会社を立ち上げた直後は、こうした作業が自分の予定表に次々と入ってきます。

「ITのことは後で考えよう」と後回しにしていると、気づいたときには複数のSaaSの管理が積み重なっていた、というケースは多いのではないでしょうか。この記事では、情シス不在の創業期によくある困りごとと、IT管理の負担を増やさない選び方の考え方を整理します。

情シスがいない会社でよく起きること

ツール選びで時間を使ってしまう

社内チャットを導入しようとすると、選択肢がたくさんあります。Slack、Chatwork、LINE WORKS、Teamsなど、それぞれの機能や料金を比較しているうちに半日が過ぎていた、ということは珍しくありません。

チャットが決まったら次はファイル共有、その次は会計ソフトと、1つのツールを選ぶたびに同じ調査が繰り返されます。最初は無料プランで始めても、しばらく使って「やっぱり別のツールにしたい」となったときのデータ移行も意外と手間がかかります。創業直後はやることが集中する時期のため、このリサーチと移行にかかる時間は、経営者にとって大きな見えないコストになります。

トラブルが起きても、頼れる人がいない

ファイルが開けない、設定がうまくいかない、アカウントにアクセスできない——こうしたトラブルは業務中に突然起きます。社内にIT担当者がいれば声をかけられますが、創業期の会社では経営者が自分で調べて対応するしかありません。

SaaSのサポート窓口に問い合わせても、返答が来るまでに時間がかかることもあります。その間、業務が止まってしまうこともあります。また、「以前の会社でITを少し触ったことがある」程度の経験で全部こなそうとすると、セキュリティの設定が適切かどうか、バックアップが本当に機能しているかどうかといった点は、専門知識がなければ判断しにくいという問題も残ります。

ツールが増えるほど、管理の手間も増える

チャット・ストレージ・会計・ビデオ会議と順番に契約していくと、気づけば管理するアカウントと月額請求が5本、6本と積み重なっています。それぞれに更新タイミング、ログイン情報、権限設定があり、社員が入退社するたびに全サービスで対応が必要になります。

法人カードの切り替えや更新があったときも、登録しているサービスを1件ずつ確認し直す作業が発生します。こうした細かい管理タスクが積み重なって、経営者の時間を少しずつ削っていきます。

参考：情シス不在でも大丈夫？小規模オフィスのセキュリティ対策

創業期のIT選び、管理負担を増やさないための考え方

ツールを選ぶときに「機能が充実しているか」だけを基準にすると、後から管理の手間が増える選択をしやすくなります。創業期に特に意識したいのは、「サポート体制があるか」「管理の手間が少ないか」という視点です。

具体的には、次の点を確認するとよいでしょう。

• 困ったときに問い合わせられるサポート窓口があるか
• 社員が増えてもアカウント管理が複雑にならないか
• 複数のツールをまとめて管理できる仕組みかどうか

また、「今は無料でいい、後で切り替える」という考えは、データが蓄積された後のツール移行コストを生みやすいため注意が必要です。社員が増えてからツールを変えることは、想像以上に手間がかかります。創業当初から「何かあればサポートに頼れる環境」を整えておくことが、後になって余裕ある判断につながります。

サポート込みで全部入りの選択肢

チャット・ファイル共有・会計をそれぞれ別のSaaSで揃えるのではなく、これらをまとめて使えるサポート付きのソリューションという選択肢があります。

Orcinus（オルキヌス）は、起業・開業向けに設計されたサポート付きのオールインワンソリューションです。チャット（Mattermost）・ファイル共有・会計（Hieronymus）の機能をアプリストアからインストールして使うことができます。セットアップから日常の運用まで遠隔サポートが付いているため、IT担当者がいない創業期の会社でも使い始めやすい設計になっています。

社員が増えても月額費用は変わらないため、「人数が少ないうちに契約して、増えたら費用が跳ね上がった」という状況を避けられます（費用の詳細は価格ページ）。ツールの選定・管理・トラブル対応に時間を取られるより、本業に集中したい創業期の会社には向いている選択肢の一つです。