テレワーク対応でSaaSを増やした会社へ——オフィス回帰の今こそ、ITコストを棚卸しするタイミング

コロナ禍で「とにかくリモートワークに対応しなければ」という状況の中、多くの会社がITツールを次々と追加しました。チャットツール、クラウドストレージ、ビデオ会議……当時は必要に迫られての判断だったはずです。

それから数年が経ち、オフィスに出社する日が増えてきた今、「あのときに追加したSaaSの費用、今も全部払い続けている」という状況になっていないでしょうか。ハイブリッドワーク（出社と在宅の混在）が定着したことで、テレワーク用に入れたサービスも「一応残しておこう」と解約できていないケースは多いのではないでしょうか。

テレワーク対応で典型的に増えるITツール

テレワーク導入時に追加されることが多いサービスには、次のようなものがあります。

• ビデオ会議サービス（ZoomやGoogle Meetなど）
• ビジネスチャットツール（SlackやLINE WORKSなど）
• クラウドストレージ（Google DriveやDropboxなど）
• 電子契約・オンライン承認フロー
• セキュリティ対策ツール

これらを「必要になったから」と個別に契約していくと、月額費用が積み重なっていきます。1人あたり数百〜数千円でも、人数が増えるほど合計額は膨らみます。さらに、テレワーク終了後もそのまま契約を続けているケースがあとを絶ちません。

SaaSは「解約しない限り請求が続く」

SaaSの費用構造として押さえておきたいのは、使用頻度が落ちても、解約しない限り毎月請求が続くという点です。オフィスに戻って週の大半を出社で過ごすようになっても、テレワーク用に入れたサービスの契約が残ったままになっていることがあります。

また、ハイブリッドワーク対応で「どちらの環境からでも使えるように」とクラウドサービスを維持し続けるケースもあります。気づかないうちにサービスが重複したり、ほぼ使っていないライセンスを払い続けたりしている状況は、中小企業でも起きやすい問題です。SaaSのコスト増加の構造については、「SaaSの費用がじわじわ増える5つの理由」でも詳しく取り上げています。

まず「SaaSの棚卸し」から始める

コストを整理する最初のステップは、現在契約しているサービスの全体像を把握することです。以下の手順で確認してみましょう。

1. 全サービスをリストアップする：法人カードや銀行口座の明細をもとに、どのサービスにいくら払っているかを一覧化する
2. 利用頻度を確認する：週1回以下しか使っていないサービス、あるいは誰も使っていないサービスはないか確認する
3. 機能の重複を探す：チャット機能やストレージ機能が複数のサービスに分散していないか確認する
4. 解約・ダウングレードできるものを選ぶ：不要なサービスや高すぎるプランは思い切って整理する

「明細を見ていなかったら、使っていないサービスへの支払いが続いていた」というケースは実際に起こりえます。定期的にこの棚卸しを行う習慣が、ITコストの膨張を防ぐことにつながります。

「ツールを減らす」という根本的な選択肢

棚卸しで整理できるものは整理しつつ、さらに根本から見直すとしたら「そもそもSaaSの数を減らす」という方向性があります。

チャット・ファイル共有・会計ソフトをそれぞれ別のSaaSで契約している場合、これらがひとつのシステムに統合されていれば月額費用の構造自体が変わります。しかも、SaaSは人数が増えるほど費用が比例して増えていくのが一般的です。

脱クラウドを検討すべきタイミングについては、「SaaS費用が重いと感じたら」でも整理しています。

ITコストを「定額・定量」に固定するという考え方

Orcinusは、チャット（Mattermost）・ファイル共有・会計（Hieronymus）が1台にまとまった業務基盤サーバーです。月額費用は人数に関係なく¥11,000（定額）で、社員が増えてもコストが増えません。

テレワーク対応で個別に契約したチャットツールやクラウドストレージの代わりに、これらを社内の1台のサーバーで運用する形に切り替えることで、SaaSの月額費用を整理できる可能性があります。各サービスのユーザー管理はそれぞれ行う必要がありますが、管理の対象が社内サーバー1台に集まるため、外部クラウドサービスを複数掛け持ちするよりも全体像を把握しやすくなります。

「いつの間にかSaaSが増えていた」という状況を変えるには、まず今のコストを可視化するところから始めるのが最初の一歩です。